قام فريق الإشراف الفني لفرز الوثائق بوزارة التربية والتعليم بزيارة إلى المديرية العامة للتربية والتعليم بمحافظة الداخلية وذلك براسة يحيى الهنائي رئيس قسم الحفظ بدائرة الوثائق بوزارة التربية والتعليم ويوسف الفليتي وناصر الصوافي وطارق الزدجالي حيث عقد اولى اجتماعاته مع فريق العمل المشكل لفرز الوثائق بالمديرية براسة سليمان بن شيخان الحضرمي رئيس قسم البريد والوثائق وبحضور أحمد بن جبر المحروقي المدير العام المساعد للتقويم والبرامج التعليمية والمدارس الخاصة والذي قدم كلمة ترحيبية للفريق الزائر شاكرا لهم على الجهود المبذولة في هذا الجانب وحث أعضاء فريق تعليمية الداخلية بالعمل كفريق واحد مع فريق الوزارة والتعاون من أجل إنجاح خطة فرز الوثائق بمديرية المحافظة متمنيا لهم التوفيق والنجاح في عملهم الوطني بعدها قام الوفد الزائر بالتطرق لخطة فرز الوثائق من حيث انها مبادرة تتبناها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية للمحافظة على الوثائق المهمة التي تحكي تاريخ السلطنة في عهد النهضة وانجازاتها ليتم تجميعها ومعالجتها وجعلها متاحة للمتابعين والدارسين حسب الاحكام والقوانين التي تنظم العمل بها كذلك سيتم اتلاف بعض الوثائق غير المهمة في معمل الإتلاف الآمن بالهيئة بعد استكمال كافة الإجراءات الإدارية والمالية وهي فرصة للجهات الحكومية التي أنهت فرز وثائقها من اجل توفير المكان الامن والسليم لحفظ الوثائق القادمة والمستقبلية بعد تطبيق النظم العصرية لإدارة الوثائق بعدها قدم يحيى الهنائي رئيس قسم الحفظ بدائرة الوثائق بوزارة التربية والتعليم شرح مفصل عن الية العمل لفرز الوثائق وقال ان عملنا ياتي ضمن الجهود المشتركة التي تقوم بها وزارة التربية والتعليم بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وقد شمل العمل بنظام الفرز بداية على ديوان عام الوزارة كمرحلة أولى ويقوم الفريق حاليا بالمرحلة الثانية بزيارة تعريفية للجان الفرز بالمحافظات التعليمية وقد قام الفريق بالاطلاع ومتابعة اماكن حفظ الوثائق في مبنى المديرية موضحا الاهداف التي جاء تشكيل اللجنة وهو للوقوف على مدى جاهزية المحافظة لبدء عملية فرز الوثائق من حيث توفر الأماكن والاحتياجات إلى جانب تدريب الفريق على عملية حصر الوثائق ومعرفة الوضع الوثائقي الحالي وأماكن الحفظ وشرح آلية ومراحل فرز وترفيف الوثائق واستخدام الاستمارات المعدة وآلية إدخال البيانات في المواقع المعدة لذلك والتقنيات الحديثة في استخراج البيانات والتقارير من جانبه أكد سليمان بن شيخان الحضرمي رئيس قسم البريد والوثائق بالمحافظة ان خطة الوزارة بالتعاون مع الهيئة هو تطبيقا لمقتضيات قانون الوثائق المحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/‏2007. من حيث التعامل مع الوثائق التي يتم إنشاؤها بكافة التقسيمات الإدارية بالطرق الحديثة لإدارة الوثائق وخطة فرز الوثائق التي تتوافق مع تطبيق نظام إدارة الوثائق حيث تبدا بعملية فرز الوثائق القديمة التي تم إنشاؤها قبل تطبيق النظام من أجل تصفية وضع الوثائق الحالي ليتم ترحيل الوثائق التي تكتسب أهمية تاريخية وبحثية إلى الهيئة وإتلاف الوثائق التي حان موعد إتلافها بالاعتماد على الاحكام والقوانين المنظمة لذلك ونحن في تعليمية الداخلية قمنا بتشكيل لجنة الفرز بالمحافظة وهي على اهبة الاستعداد للقيام بالفرز وتم اعداد الخطط والبرامج التدريبية وتفريغ اعضاء اللجنة للعمل بأريحية تامة